Nacionalni plan oporavka i otpornosti: Unaprjeđenje digitalne infrastrukture i usluga javnog sektora razvojem nacionalnog arhivskog informacijskog sustava i jačanjem nacionalne mreže arhiva (C2.2.R3-I2)

U cilju stvaranje uvjeta za očuvanje gradiva u elektroničkom obliku Ministarstvo kulture i medija nositelj je provedbe investicije „Unaprjeđenje digitalne infrastrukture i usluga javnog sektora razvojem nacionalnog arhivskog informacijskog sustava i jačanjem nacionalne mreže arhiva“ (dalje: Investicija) u okviru Nacionalnog plana oporavka i otpornosti Republike Hrvatske (dalje: NPOO) unutar komponente C.2. Javna uprava, pravosuđe i državna imovina te podkomponente C.2.2. Daljnje unaprjeđenje učinkovitosti javne uprave.

Prioritetno područje investicije je digitalizacija arhivskog gradiva pravosudnih tijela, bez obzira na vrstu tijela i dokumentacije. Razvoj nacionalnog arhivskog informacijskog sustava i potrebnih kapaciteta za pohranu digitaliziranog gradiva uz osiguranje odgovarajuće opreme za digitalizaciju te jačanje ljudskih kapaciteta preduvjeti su svrhovite digitalizacije gradiva pravosudnih tijela koja bi uključivala: pripremu gradiva (sređivanje, odabiranje i izlučivanje gradiva); pripremu metapodataka; snimanje odabranog gradiva; obradu snimaka; validaciju snimaka; prijenos i pohranu snimaka. Pravosudna tijela bi se oslobodila gradiva na papiru kojemu su protekli rokovi čuvanja, a ono gradivo koje ima trajnu vrijednost predat će se, sukladno zakonskim odredbama, u nadležne državne arhive. Proporcionalno smanjivanju količine gradiva na papiru u pravosudnim tijelima smanjit će se i potreba za digitalizacijom sve do potpunog prelaska na e-poslovanje. U konačnici, osigurat će se kompatibilnost sustava, pristup i automatsko pobiranje budućeg izvorno digitalnog gradiva od strane nadležne arhivske službe.

Dodatno, ulaganja će doprinijeti smanjenju troškova prostora, opreme i ljudi kod stvaratelja gradiva kao i jačanju njihovih kapaciteta za upravljanje dokumentacijom u digitalnom obliku.

U svrhu postizanja cilja, u sklopu investicije provode se sljedeće aktivnosti:

• Razvoj nacionalnog arhivskog informacijskog sustava, uključujući testiranje i migraciju podataka, razvoj repozitorija za pohranu digitaliziranog gradiva te razvoj e-usluge
• Jačanje spremišnih kapaciteta u 8 područnih državnih arhiva za preuzimanje trajnog gradiva na papiru (DA u Bjelovaru, DA u Gospiću, DA u Osijeku, DA u Pazinu, DA u Rijeci, DA u Šibeniku, DA u Varaždinu i  DA u Virovitici)
• Jačanje ljudskih kapaciteta održavanjem edukacija za zaposlenike u 19 državnih arhiva i kod pravosudnih tijela kako bi se unaprijedilo upravljanje dokumentacijom u digitalnom okruženju
• Sređivanje i odabiranje gradiva na papiru kod pravosudnih tijela
• Izlučivanje gradiva pravosudnih tijela kojemu su prošli rokovi čuvanja i koje nema vrijednost za poslovanje
• Digitalizacija odabranog gradiva na papiru koje ostaje u pravosudnim tijelima u skladu sa stručnim smjernicama za digitalizaciju arhivskog gradiva i važećom legislativom.

 
Nacionalni arhivski informacijski sustav razvijen je i u potpunosti funkcionalan od lipnja ove godine, a kao dio državne informacijske infrastrukture udomljen je u Centru dijeljenih usluga. Njegovom uspostavom stvoreni su preduvjeti za ostvarenje cilja investicije, a to je omogućiti efikasnije pružanje usluga tijela javne vlasti, pravosudnog sustava i drugih stvaratelja dokumentarnog i arhivskog gradiva digitalizacijom upravljanja dokumentacijom i digitalizacijom same dokumentacije što će smanjiti troškove te osigurati veću dostupnost gradiva, transparentnost poslovanja i zaštitu prava građana. Uključivanjem u sustav stvaratelja i posjednika dokumentarnog i arhivskog gradiva postići će se njegova puna svrha i omogućiti  krajnjim korisnicima (građanima i pravnim osobama) brži pristup dokumentaciji i brže ostvarivanje prava kroz uspostavljenu uslugu e-korištenje arhivskog gradiva.

Ukupan procijenjeni trošak investicije u okviru NPOO-a je 35.173.630,23 eura

Investiciju provode Ministarstvo kulture i medija u suradnji s Ministarstvom pravosuđa i uprave, Hrvatskim državnim arhivom te područnim državnim arhivima i pravosudnim tijelima.