Organizatori sastanka su Stalni odbor EAHC-a kojem predsjeda Mladen Burić, inače načelnik Odsjeka za obradu filmskog, video i fono gradiva u Hrvatskom državnom arhivu i Ministarstvo kulture.
Audiovizualna baština podrazumijeva informacije odnosno snimke koje bilježe sliku i zvuk na nosiocima raznih formata: filmovima, magnetoskopskim vrpcama, videokasetama (analognim i digitalnim), te digitalnim video diskovima, a koje imaju kulturnu, povijesnu, znanstvenu vrijednost značajne za određeni prostor i vrijeme.
Razvoj novih tehnologija koji je ujedno omogućavao sve više zapisa a jednako tako ubrzano nestajanje već postojećih, doveo je do značajnog gubitka filmskih i audio zapisa, pa se pitanje zaštite audiovizualne baštine nameće kao iznimno važno pitanje u cijeloj Europi.
Tema ovog redovitog sastanka je osvrt na stanje implementacije Konvencije u zemljama potpisnicama kao i zemljama koje su ratificirale Konvenciju.