Ključne prednosti implementacije Officea 365 su bolja povezanost poslovnih sustava, lakša i jednostavnija međusobna komunikacija zaposlenika, a sve to povećava i produktivnost korisnika.
Također, u ulaganjima u IT infrastrukturu su ostvarene uštede, što je danas tvrtkama izuzetno važno. Pokazali su to primjerima danas na Microsoft WinDays12 konferenciji na predstavljanju implementacije Microsoft Office-a 365, posljednje generacije za poslovnu produktivnost u oblaku. Riječ je o sustavu koji objedinjuje verzije u oblaku Microsoftovih proizvoda za komunikaciju i suradnju, namijenjenom privatnim korisnicima te tvrtkama i ustanovama svih veličina, od malih, srednjih i velikih tvrtki, do državnih ustanova i obrazovnih institucija.
Prednosti korištenja Officea 365 u praksi predstavili su Daniel Queva, Microsoftov voditelj za Office 365 u Microsoftu Središnja i istočna Europa. Korisnička iskustva u implementaciji i svakodnevnom radu sa sustavom su predstavili Goran Tudorović, direktor i partner tvrtke Effectus i Ante Katavić, tehnički direktor tvrtke BIOS u primjeru korištenja za male tvrtke. Iskustvo iz velikih organizacija je predstavila Jasminka Draženović, načelnica Odjela za informatizaciju Ministarstva kulture te Siniša Gavrilov, konzultant u tvrtki Omega software.
Pilot-implementaciju sustava u Ministarstvu kulture koristi pedesetak korisnika, za inspekciju kulturne baštine. Inspektori i pročelnici konzervatorskih odjela koriste SharePoint Online, za pristup poslužitelju i informacijama te izradu zapisnika o obavljenom inspekcijskom nadzoru nad kulturnim dobrima. Rješenje je ujedno integrirano s Registrom kulturnih dobara i poslovnim sustavom koje Ministarstvo koristi kao podršku uredskom poslovanju.
- Office 365 osigurava jednostavan i učinkovit rad inspektora kulturnih dobara. Osigurava im izradu inspekcijskog zapisnika na terenu, koji sadrži potrebne podatke uredskog poslovanja te je takav zapisnik pravno valjan dokument istoga trenutka kada je uručen stranci. Ova je implementacija pilot kojim želimo pokazati sve mogućnosti novih tehnologija, koje se integriraju u naš postojeći poslovni sustav i osiguravaju nam daljnji razvoj i povezanost s ostalim tijelima državne uprave – naglasila je Jasminka Draženović, načelnica Odjela za informatizaciju Ministarstva kulture.
Sve veći broj zaposlenika radi u pokretu, pa je stoga sve češći pristup podacima s različitih mjesta i različitih uređaja. Samim tim od izuzetne je važnosti sigurnost sustava i zaštita korisničkih podataka, a sustav Office 365, kažu u Microsoftu, osigurava visok standard sigurnosti. Osim toga, tvrtke će smanjiti troškove jer bi ih vlastito ulaganje u sigurnost i održavanje stajalo puno više.
Fleksibilnost sustava Office 365 za male korisnike dobra je zbog mogućnosti pristupa zajedničkim dokumentima i mapama sa različitih lokacija te mogućnosti rada u bilo koje vrijeme. Zadarska tvrtka za savjetovanje i upravljanje Effectus, koja se prventveno bavi projektima u turizmu, među korištenim funkcionalnostima ističe sustav Lync, koji omogućava audio i video-konferencijske pozive, pregled statusa suradnika kao i zajednički rad na prezentacijama i dokumentima te dijeljene kalendare.
- Mala smo i agilna tvrtka i neprestano smo u pokretu, pa se nerijetko dešava da smo udaljeni po 300 i više kilometara jedni od drugih. Također, zbog naravi posla, često surađujemo s vanjskim partnerima kao što su arhitekti i drugi vanjski dobavljači. U tim slučajevima pokazala se izuzetno korisnom mogućnost privremenog uključenja u naše „virtualne urede“, kako bismo u što kraćem roku i što učinkovitije razmijenili informacije, delegirali poslove te surađivali na dokumentima – istaknuo je Goran Tudorović, direktor i partner Effectusa.
Korisnici Office 365 rješenja iz širokog spektra raspoloživih usluga biraju funkcionalnosti koje žele i koje su prilagođene veličini njihove tvrtke. Riječ je o novom obliku poslovanja koji zaposlenicima omogućava da zajednički koriste već poznate Office aplikacije. Pritom se poslovanje odvija u sigurnom okruženju jer Microsoft i partneri osiguravaju neprekidnu podršku, bez generiranja dodatnih troškova za tvrtku korisnika.