Konkretna pitanja zaštite i tretiranja umjetnina prilikom evakuacije hrvatskim stručnjacima postavljali su predsjednik Udruge za zaštitu kulturne baštine Andrij Saljuk te konzervatori Iryna Horban, Oleg Rishnyak i Inna Dymtruk. Ponajprije je bilo riječi o važnosti digitalizacije i evakuacije inventarnih knjiga, popisa i snimanja umjetnina te pokretne i nepokretne kulturne baštine, kao i o potrebi nabave aparata za gašenje požara s prahom koji u slučaju požara neće oštetiti umjetnine i arhivsku, muzejsku i ostalu građu.
Sastanak je vodio v. d. ravnatelja Uprave za zaštitu kulturne baštine Tomislav Petrinec, koji je i sam sudjelovao u evakuaciji i popisivanju ratnih šteta, a uz njega su na osobito važne primarne pothvate u zaštiti ukrajinske kolege upozorili restaurator Mario Braun i konzervator Želimir Lazslo te muzealac i dugogodišnji ravnatelj Muzeja za umjetnost i obrt Miroslav Gašparović.
Uz ministricu kulture i medija dr. sc. Ninu Obuljen Koržinek i veleposlanicu Republike Hrvatske u Ukrajini Anicu Djamić, u razgovoru su sudjelovali i glavna konzervatorica za pokretnu kulturnu baštinu Višnja Bralić, glavni konzervator za nepokretnu kulturnu baštinu Davor Trupković, načelnica Sektora za konzervatorske odjele i inspekciju Tatjana Lolić, voditeljica Službe za pokretnu, etnografsku i nematerijalnu kulturnu baštinu Tatjana Horvatić, ravnateljica Muzejskog dokumentacijskog centra Maja Kocijan, ravnateljica Hrvatskog restauratorskog zavoda Tajana Pleše te djelatnici HRZ-a Boris Mostarčić i Katarina Bence.
Ministrica kulture i medija dr. sc. Nina Obuljen Koržinek podsjetila je kako je o pomoći Ukrajini izvijestila ukrajinskog ministra kulture Oleksandra Tkachenka, a na nedavnom sastanku u Angersu razgovarala s većinom ministara kulture Europske unije kao i s međunarodnim organizacijama od UNESCO-a do ALIPH-a koje žele pružiti pomoć. „Iznimno je važno centralizirati informacije o potrebnom materijalu za zaštićivanje jer ga možemo dopremiti putem susjednih država – Mađarske, Slovačke i Poljske“, istaknula je ministrica te ukazala na mogućnosti brze pomoći međunarodnih organizacija.