Sukladno točki III. Ugovora o korištenju sredstava Ministarstva korisnik se obvezuje dobivena sredstva koristiti namjenski te Ministarstvu kulture i medija dostaviti programsko i financijsko izvješće do utvrđenih rokova.
Privremeno i završno programsko i financijsko izvješće izrađuje se na digitalnom Obrascu za izradu izvješća o izvršenom programu, dostupnom u modulu odobrene e-Prijavnice.
U završnom izvješću se obvezno prilaže financijska dokumentacija kojom se pravdaju ukupno odobrena sredstva za program (100% ugovorenog iznosa), dok je u privremenom izvješću obavezno opravdati barem isplaćeni iznos (80%). Dokazi o namjenskom trošenju sredstava uključuju potpisane ugovore, račune i sl. te dokaze o njihovom plaćanju (bankovni izvodi, potvrde o provedenim transakcijama itd.), a isti se izvješću prilažu u elektroničkom obliku.
Prilikom izrade financijskog izvješća i pregleda utroška sredstava Ministarstva kulture i medija obvezno je priložiti skeniranu financijsku dokumentaciju prema datumu izdavanja
- predračun, račun ili ugovor temeljem kojega je obavljena isplata uz pripadajuće dokaze o njihovu plaćanju (bankovni izvodi, potvrde o izvršenim transakcijama itd.):
- financijsko poslovanje potrebno je provoditi isključivo bezgotovinskim isplatama;
- naknade za rad umjetnicima i stručnim suradnicima dokazuju se prilaganjem skeniranog potpisanog autorskog ugovora ili drugog dokumenta iz kojeg je vidljiva vrsta i opseg obavljenih poslova za koje se isplaćuje honorar te potvrdama o izvršenim transakcijama ili bankovnim izvodima kojima se dokazuje plaćanje honorara te pripadajućih davanja (doprinosi, porez, prirez);
- putni troškovi, prijevoz i gorivo priznaju se isključivo uz priloženi ovjereni i potpisani putni nalog iz kojeg je vidljiva svrha i ukupan trošak puta;
- ako se pojedini trošak dijeli na više izvora sufinanciranja, obvezno naznačiti koliko se odnosi na udio Ministarstva kulture i medija;
- ako su plaćanja izvršena u stranoj valuti, obvezno navesti protuvrijednost u kunama na dan plaćanja.
Prihvatljivi troškovi:
Programski troškovi koji su u skladu s prijavljenim troškovnikom te su izravno vezani uz provođenje ugovorenog programa:
- troškovi autorskih honorara: umjetnika, kustosa, autora teksta, dizajnera i ostalih suradnika u realizaciji programa;
- putni troškovi i troškovi smještaja;
- troškovi pripreme i tiska programskih i promidžbenih materijala (programske knjižice, pozivnice, plakati, katalozi i dr.);
- troškovi produkcije digitalnih sadržaja;
- najam tehničke i druge opreme za realizaciju programa, troškovi prilagodbe okolnostima uzrokovanim koronavirusom;
- troškovi transporta i osiguranja;
- troškovi oglašavanja, objave, zakup medijskog prostora;
- troškovi naknada za autorska prava (naknade ZAMP-u i sl.)
Neprihvatljivi troškovi:
- mjesečni/godišnji najam prostora;
- uredski troškovi i potrošni uredski materijal (fotokopiranje, toneri, fascikli, obrasci i sl.);
- čišćenje i održavanje prostora;
- kupnja tehničke i informatičke opreme;
- troškovi reprezentacije (hrana i piće);
- održavanje internetske stranice i press clipping;
- članarine, kotizacije;
- izrada plaketa, skulptura i priznanja za nagrade te novčane nagrade;
- usluge javnog gradskog prijevoza i usluge prijevoza taksijem;
- troškovi redovne djelatnosti – režijski, knjigovodstveni i administrativni troškovi (plaće, dugovi, kamate, bankovne naknade, biljezi i sl.);
- troškovi koji se financiraju iz drugih izvora
- prekomjerni ili nerazumni troškovi
- troškovi nastali za vrijeme obustave provedbe aktivnosti
- drugi troškovi koji nisu u neposrednoj povezanosti sa sadržajem i ciljevima programa
Popratna dokumentacija vezana uz izvršenje programa:
- programski materijal u elektroničkom obliku (programska knjižica ili katalog, plakati, pozivnice, letci, fotodokumentacija projekta i sl.) i dostavljen poštom s priloženom potvrdom o dostavi;
- izbor iz medijskih objava (poveznice)
Ako Korisnik nenamjenski koristi sredstva, ne izvrši program ili ne podnese izvješće u roku utvrđenom ugovorom o korištenju sredstava Ministarstva, dužan je vratiti primljena sredstva uz obračunate zakonske zatezne kamate od dana primitka sredstava.
